Contractul de confidențialitate este un acord prin care o parte se obligă să nu dezvăluie informațiile primite de la cealaltă. Îl folosești când discuți cu un asociat, un angajat sau un furnizor lucruri care nu trebuie să ajungă la concurență. Pe RevistaFirmelor găsești ghiduri pentru administrarea firmei, iar aici vedem cum redactezi un astfel de acord.
Ce informații poți proteja
Nu orice detaliu merită trecut într-un acord. Protecția are sens pentru informațiile care au valoare tocmai pentru că nu sunt publice. Contractul trebuie să le descrie suficient de clar încât ambele părți să înțeleagă despre ce vorbesc.
- liste de clienți și condiții comerciale negociate;
- procese interne, rețete, formule sau metode de lucru;
- planuri de afaceri, strategii și bugete;
- coduri sursă, baze de date și documentații tehnice;
- informații despre prețuri, furnizori și parteneri.
Ce nu poate fi considerat confidențial
Informațiile deja publice, cele cunoscute de partea care le primește înainte de semnare sau cele obținute legal de la o terță persoană rămân, în mod obișnuit, în afara acordului. Cele mai multe contracte le enumeră expres, ca să evite discuțiile ulterioare.
Clauzele de care ai nevoie
Un acord util nu trebuie să fie lung, dar trebuie să fie precis. Pornește de la o structură simplă și adaptează-o situației tale.
- părțile și scopul pentru care se schimbă informațiile;
- definiția informațiilor confidențiale;
- obligațiile celui care le primește: păstrare, acces limitat, nefolosire în alt scop;
- durata obligației, care poate continua și după încetarea colaborării;
- restituirea sau distrugerea documentelor la cerere;
- consecințele încălcării, inclusiv eventualele penalități.
Unilateral sau reciproc
Dacă doar una dintre părți dezvăluie informații, acordul este unilateral. Când schimbați informații în ambele sensuri, de pildă într-un proiect comun, e mai potrivit unul reciproc, cu obligații echilibrate pentru amândouă.
Durata și teritoriul
Stabilește un termen realist. O obligație fără limită de timp poate fi greu de justificat, iar una prea scurtă nu te mai protejează. Menționează și dacă acordul se aplică doar în România sau și în alte state, atunci când colaborezi peste hotare.
Cine semnează și cum se aplică în firmă
Acordul se semnează de persoane care pot angaja firma. Modul în care ești organizat influențează cine are această putere, de aceea pe RevistaFirmelor poți afla cum diferă formele juridice ale firmei, de la PFA la SRL. Pentru angajați, confidențialitatea se prevede de obicei în contractul individual sau într-un act separat.
Greșeli frecvente
Un text copiat dintr-un model fără adaptare, o definiție prea vagă sau lipsa unei dovezi că informațiile au fost marcate drept confidențiale pot slăbi mult acordul. Semnarea după ce informațiile au fost deja transmise lasă, la rândul ei, un gol de protecție pentru perioada de dinainte.
Ce faci dacă informațiile ajung totuși în afară
Dacă suspectezi o încălcare, strânge dovezi: mesaje, documente, date despre transmitere. Notifică în scris cealaltă parte, cu trimitere la clauza încălcată, și cere încetarea imediată. Penalitatea din contract, dacă ai prevăzut una, poate fi invocată, însă proporționalitatea ei poate fi discutată. Un jurist te ghidează în alegerea pașilor.
Recomandarea practică: scrie înainte lista informațiilor sensibile, semnează acordul înainte de prima discuție de fond și cere avizul unui jurist pentru varianta finală. Alte explicații despre contracte și organizarea firmei găsești în continuare pe RevistaFirmelor.
