Când preiei un proiect care întârzie, prima săptămână trebuie folosită pentru a afla adevărul: ce s-a livrat, ce lipsește, cine decide și care sunt riscurile reale. Abia apoi stabilești un plan nou. Ghidurile de pe ManagementLive insistă pe organizare, iar un start bun se bazează pe fapte, nu pe presupuneri.
Ziua unu și doi: înțelege situația
Nu începe cu schimbări. Începe cu întrebări, adresate separat fiecărei persoane din echipă și celor care au comandat proiectul. Vei afla repede că versiunile diferă, iar diferențele sunt chiar informația de care ai nevoie.
- Care este obiectivul proiectului, în cuvintele fiecăruia?
- Ce este gata, ce este început și ce nu a început?
- Ce blochează lucrurile acum?
- Ce termene au fost promise și cui?
Notează răspunsurile și compară-le cu documentele existente: planul, lista de sarcini, deciziile anterioare. Acolo apar de obicei golurile.
Ziua trei: ordonează restanțele
Odată ce ai imaginea de ansamblu, listează tot ce a rămas de făcut și împarte lista în trei: esențial pentru obiectiv, util dar amânabil, și ceea ce se poate renunța. Această sortare este cea mai valoroasă muncă a săptămânii.
Nu ascunde datele neplăcute. Dacă termenul inițial nu mai poate fi atins, mai bine afli acum, nu cu o zi înainte. Stakeholderii acceptă mai ușor o veste proastă spusă devreme decât una proastă spusă târziu.
Ziua patru: discuția cu cei care decid
Pregătește o pagină cu situația reală, cu două sau trei variante: păstrarea termenului cu un domeniu redus, mutarea termenului cu domeniul complet sau adăugarea de resurse. Fiecare variantă să aibă costul și riscul ei.
Cere o decizie clară, nu doar aprobare generală. Un proiect întârziat suferă adesea tocmai de decizii amânate, iar prima ta contribuție poate fi să le deblochezi.
Ziua cinci: ritmul echipei
Echipa unui proiect întârziat este de obicei obosită și defensivă. Spune-le deschis ce ai aflat și ce urmează. Introdu o scurtă ședință zilnică, de cincisprezece minute, în care fiecare spune ce a făcut, ce face și ce îl blochează.
Recunoaște ce a mers bine până acum. Echipele lucrează mai bine când simt că cineva le vede efortul. Pentru modul în care conduci oamenii în astfel de momente, merită parcurse materialele din secțiunea Leadership a site-ului.
Cum urmărești progresul după prima săptămână
Alege câțiva indicatori simpli, vizibili pentru toți: sarcini încheiate, sarcini blocate și riscurile deschise. Actualizează-i la aceeași oră, în același loc. Transparența reduce discuțiile în contradictoriu și arată dacă planul funcționează.
La ManagementLive, ședințele scurte și clare sunt un instrument de lucru, nu o formalitate. Dacă o întâlnire nu produce o decizie sau o sarcină, scurtează-o sau renunță la ea.
Ce nu faci în prima săptămână
- nu promiți un termen nou înainte de a ști cum arată restanțele;
- nu schimbi echipa fără să înțelegi de ce nu a livrat;
- nu pui vina pe predecesor;
- nu adaugi oameni pe ultima sută de metri fără un plan de integrare.
Recomandarea practică
La final de săptămână trebuie să ai o listă sortată, o discuție făcută cu cei care decid și un ritm de lucru stabilit. Cu acestea, proiectul nu mai este o ceață, ci o problemă cu limite clare. Mai multe ghiduri de acest fel găsești pe ManagementLive.
